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ビジネス文書：報告書
ビジネス文書の一つに報告書があります。良い報告書とは、読んだ人間から質問もなくすぐに判子を押してもらえるような報告書、ではないでしょうか。文章量や資料が多ければ多いほど良い報告書である、ということは決してありません。たとえどれだけ資料をアレコレつけたとしても「この報告書の件だけど、ちょっと聞かせてくれる？」と内容について説明を求められるようでは良い報告書とは言えないのです。
ビジネスで大切なのは結論から伝えること、簡潔明瞭に表現することの2点です。これは口頭でも文書でも変わりません。つまり良い報告書とは、結論から、簡潔明瞭に報告事項が表現された文書なのです。
報告書の書式は、社内のフォーマットと大体同じであれば特に問題はありません。報告書で大切なのはあくまで中身です。報告書は社内や社外などで問題が起きたときに書くことが多いのですが、この「問題が起きたとき」というのが、仕事で一番重要なときでもあります。大切なのは「正確な情報」と、「だからこれからどうするか」であって、体裁を整えるための書式ではありません。ビジネスマナーはビジネスマンの常識ですし、もちろん大切なことではありますが、それにばかり捕らわれて大事な本質を忘れては本末転倒です。
一口に報告書やビジネス文書といってもシチュエーションは様々、それに伴い文書の中身も様々に異なります。ビジネス文書の実例集は書店などにも多くならんでいますし、インターネットにも実例を紹介しているようなサイトが数多くあります。細かい表現などが知りたい人はそういったものを参考にするのも良いかもしれません。
ビジネス文書の挨拶について
ビジネス文書の本文の基本的な構成は、前文と主文、末文に分けられます。このうち前文は、頭語と挨拶文からなっています。頭語とは、訪問時の「ごめんください」や「こんにちは」、「はじめまして」などに相当する礼儀で、ビジネス文書では「拝啓」、返信では「拝復」が一般的です。また特に改まった時には「謹啓」を用います。また挨拶文を省峰し、いきなり用件に入る場合や、前略な通知状などでは「前略」を用います。
挨拶文は、頭語のあと一字分を空けて、同じ行に書きます。挨拶文は通常、時候の挨拶、安否の挨拶、感謝の挨拶などの順で書きますが、ビジネスではあくまで簡潔であることが大切です。時候の挨拶も、ことさらに時李を風雅に奏でる必要はなく、「盛夏の候」「秋冷の候」などの慣用句で十分と言えるでしょう。また「時下」という言葉は、季節にかかわらず通年使えるので便利です。ただし、頭語に「急啓」を用いた緊急の場合や、「拝復」を用いた返信の場合、そして「前略」の場合は、時候の挨拶は省きます。
安否の挨拶は、相手の安否を尋ねるものですが、ビジネス文書では、相手先の繁栄を祝う言葉となります。これも簡単に「ますます（いよいよ）ご隆盛のこととお喜び申し上げます」程度で十分でしょう。
感謝の挨拶には日頃のお付き合いを感謝する言葉などを入れます。「平素はひとかたならぬご愛顧を賜り、ありがたく深謝申し上げます。」などは典型的な感謝の挨拶です。ビジネス文書では、時候の挨拶よりむしろこちらの方が大切と言えるでしょう。
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